Professionele thuiszorgmedewerkers zijn over het algemeen erg tevreden over hun werk. Een van de weinige dingen waarover ze wel eens ’klagen’ is de planning: “Zo worden we te vroeg of te laat ingepland of zijn er gaten in de route die we af moeten leggen waardoor we soms een uur of anderhalf niets te doen hebben. Ook zijn de diensten erg onregelmatig, moeten we soms teveel uren draaien en bovendien zelf alle uren registreren.” Het doel van dit deelproject was om een eisenlijst op te stellen die thuiszorgorganisaties kunnen gebruiken bij de aanschaf van een planningsysteem, om dergelijke planningsproblemen in de toekomst te voorkomen.
Het project is uitgevoerd in de zomer van 2012 door een studente Technische Bedrijfskunde van de Hogeschool Utrecht bij thuiszorgorganisatie Carinova. Het planningsproces in de thuiszorg is complex omdat de planner (iemand die op het kantoor van de thuiszorgorganisatie werkt en daar de planning verzorgt) enerzijds rekening moet houden met diensten en beschikbaarheid van zorgverleners (het rooster) en anderzijds met ’rijtjes’ (de reeks van cliënten die een zorgverlener achter elkaar bezoekt wordt bepaald op basis van de afstand die de cliënten van elkaar af wonen). Meer informatie over hoe een planning in de thuiszorg wordt gemaakt, is te vinden in de PDF.
Uit negen interviews met zorgverleners, planners, managers en de functioneel beheerder van het planningsysteem blijkt dat de meesten tevreden zijn over de huidige wijze van planning. Echter, de zorgverleners hebben nog wel wat suggesties voor verbetering. Zo zouden ze graag als team zelf de planning maken zodat de teamleden zich meer betrokken en verantwoordelijk voelen. Verder zou het onderling ruilen van diensten gemakkelijker moeten zijn. Ook verandert er momenteel vaak iets in de planning zonder dat de zorgverleners weten waarom; in de toekomst zouden ze graag de reden willen weten. De software via welke de zorgverleners de planning op hun smartphone of computer te zien krijgen mag gebruiksvriendelijker zijn omdat blijkt dat zorgverleners niet alle mogelijkheden van de software kennen. Tenslotte mag meer rekening worden gehouden met de gewenste zorgtijdstippen van de cliënt en zouden technische fouten, zoals cliënten die uit de planning verdwijnen en daardoor geen zorg krijgen, aangepakt moeten worden.
Op basis van de interviews heeft de studente een pakket van eisen voor een ideaal planningsysteem opgesteld dat aan de wensen tegemoet komt. Dit eisenpakket is te vinden in de PDF. Op basis van desk research en interviews met drie leveranciers (BCIP, Ecare en Nedap Healthcare) zijn aanbevelingen gedaan voor een systeem dat het beste past bij de wensen van de doelgroepen (met name de zorgverleners). Zie ook de PDF voor een toelichting hierop.
Top 5- Belangrijke feiten:
- Het maken van een planning voor de thuiszorg is complex omdat er rekening gehouden moet worden met beschikbaarheid van zorgverleners en behoeften van cliënten. Soms bevat de planning fouten, zoals dubbele diensten of het ontbreken van een zorgverlener bij de cliënt.
- Zorgverleners zouden graag binnen hun team zelf de planning maken; nu doet de planner (iemand die op het kantoor van de thuiszorgorganisatie werkt en daar de planning verzorgt) dat meestal. Op die manier krijgen de teams zelf meer verantwoordelijkheid en ook inzicht in de totstandkoming van de planning.
- Zorgverleners willen graag meer tijd voor face-to-face overleg met hun teamgenoten.
- Een planningsysteem is meestal gekoppeld aan een PDA of smartphone van zorgverleners. Het is essentieel dat zij weten hoe deze apparaten werken door middel van een goed ontwerp enerzijds en adequate training in gebruik anderzijds.
- Een planningsysteem is duur in aanschaf en onderhoud. Een thuiszorgorganisatie moet dus vooraf goed de wensen en behoeften van alle stakeholders (cliënten, zorgverleners, planners, managers, etc.) inventariseren alvorens tot aanschaf wordt overgegaan.
Gebruikte tools:
- literatuurstudie/ desk research
- observatie en interview
Josephine Bakker
studente Technische Bedrijfskunde, Hogeschool Utrecht
"Wat mij opviel en wat ik erg interessant vond aan het project is dat er zoveel verschillende mensen bij betrokken zijn en dat ze het allemaal vanuit een andere optiek bekijken. Zo zijn er de zorgverleners, planners, het management en de bedrijven die de planningssystemen maken, met ieder hun eigen visie. Wat ik belangrijk vind is om de zorgverleners in het proces voorop te stellen, aangezien zij met de planning gaan werken. Ik heb gemerkt dat de zorgverleners altijd de cliënt voorop stellen. Dat vond ik erg mooi om te zien. De korte tijd die ik aan het project besteed heb was intensief en leerzaam.”