Zorg voor een thuiswonende cliënt vereist veel afstemming tussen de cliënt en zijn of haar zorgverleners, maar ook tussen zorgverleners onderling (zowel professionele thuiszorgmedewerkers als mantelzorgers). Voor deze communicatie wordt de zogenaamde ‘zorgmap’ gebruikt. Dit is een papieren schrift dat zorgverleners op dagelijkse basis gebruiken voor verslaglegging, afstemming van zorgtaken en overige communicatie. De zorgmap is dus heel belangrijk, maar uit de praktijk blijken ’schriftproblemen’: het kost veel tijd om zaken op te schrijven (soms in meerdere schriften op verschillende plekken) en om duidelijk leesbaar en volledig te zijn. Ook zijn er onzekerheden omtrent de garantie dat de ander de informatie op tijd leest, op de juiste wijze interpreteert en ernaar handelt. Alleen de mogelijkheid tot het gebruik van geschreven tekst of eventueel tekeningen om bepaalde zaken uit te kunnen leggen maakt het moeilijk informatie goed over te dragen, zeker wanneer informatie emotioneel geladen is. 

In deze ontwerpcase heeft Hogeschool Utrecht in samenwerking met het bedrijf The Beagle Armada (keten- en integratiespecialist in de langdurige zorg) geïnventariseerd of moderne multimediatechnologieën het gebruik van de zorgmap efficiënter, effectiever en prettiger maken. Op basis van desk research, requirements engineering, paper prototyping en user testing  (deze methoden worden hieronder toegelicht) is in de zomer van 2013 binnen 12 weken een prototype van een digitale zorgmap opgeleverd. In het prototype staat vooral de kalender centraal, zodat een professionele zorgverlener of mantelzorger voordat hij of zij naar de cliënt toe gaat een actueel overzicht  krijgt van wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren. Op die manier wordt de zorgtijd zo efficiënt en effectief besteed. Het prototype is web-based en kan zowel op een PC, tablet of mobiel overal en altijd worden gebruikt.

De functionaliteiten van de digitale zorgmap zijn:

Kalender

Logboek waarin wordt bijgehouden welke zorgverlener welke zorghandeling heeft verricht; aantekeningenmogelijkheid via foto, audio en schrift voor zorgverleners en cliënt en een afsprakenoverzicht voor zowel thuiszorg als externe, zorggerelateerde afspraken van de cliënt.

screenshot voor digitale zorgmap_1

Dossier

Informatie over diagnose van de cliënt, medicatieoverzicht, recente uitslagen, gebruikte hulpmiddelen, zorgplannen, lopende aanvragen voor hulpmiddelen, etc..
screenshot voor digitale zorgmap_2

Contactgegevens zorgverleners

Gegevens van zowel mantelzorgers als professionele zorgverleners, maar ook van andere eerste- en tweedelijnszorgverleners zoals specialisten, huisarts, etc..
screenshot voor digitale zorgmap_3

Sociaal

Deze functie is niet operationeel (maar wel ingebouwd in de structuur van het prototype om later verder uit te werken) en kan een chatfunctie bevatten, lotgenotencontact e.d..
screenshot voor digitale zorgmap_4

 

Er is een artikel over dit project gepubliceerd in het vakblad Product (dec 2014) onder de titel “Innoveren voor zorg thuis: 
Zorgmap, van papier naar digitaal”.

Top 5- Belangrijke feiten:

  1. Het papieren schrift (zorgmap) is het belangrijkste communicatiemiddel tussen cliënt, mantelzorgers en professionele thuiszorgmedewerkers.
  2. Er doen zich veel problemen voor met het gebruik van de papieren zorgmap, zoals onleesbare handschriften, dubbele administratieve last, onduidelijkheid over welke instructies op te volgen, etc.
  3. Het concept van de digitale zorgmap maakt zowel het invullen als het delen van informatie rondom de cliënt prettiger.
  4. Nader onderzoek moet uitwijzen of de digitale zorgmap daadwerkelijk leidt tot efficiëntere en effectievere zorgverlening.
  5. Privacyaspecten spelen een belangrijke rol bij de digitale zorgmap-implementatie. Daarvoor is vervolgonderzoek nodig.